Etre « déménageur d’entreprises » n’est pas seulement être déménageur d’ensembles plus importants. Une entreprise ne peut se réduire à la somme de plusieurs appartements !

Le transfert d’entreprises est un type de déménagement très spécifique, c’est du reste pourquoi l’usage lui donne une dénomination particulière, celle de transfert.

La raison en est simple : préparation, organisation, réalisation, méthodes et techniques, et surtout, état d’esprit, tout est différent et doit, à chaque fois, s’adapter à une situation nouvelle.

Notre volonté et notre expérience nous placent dans cette configuration. Nous vous en fournirons la preuve dès que vous le souhaiterez.

En attendant, vous trouverez sur notre site des conseils et quelques éléments d’information sur notre méthodologie de travail qui doivent vous conduire à franchir avec succès toutes les étapes du projet dont vous aurez la charge.

1. Préparer l’appel d’offres

...en vue de consulter les professionnels du transfert (De 60 jours à 4 mois avant vos dates de transfert, selon la taille de votre entreprise)

L’expression de VOS BESOINS

Voici, à titre indicatif et non limitatif, quelques données à ne pas négliger :

• Les points de chargement et de déchargement
  
  
• Les éléments du transfert lui-même : volume et quantités (Inventaire des équipements à remplacer, etc.)
  
  
• Les délais à respecter, ceux qui sont souhaités, ceux qui sont impératifs
  
  
• Les contraintes de production et de fonctionnement. Faut-il effectuer l’opération en semaine ou en week-end, en soirée après 17h ?
  
  
• Les travaux de préparation et de remise en service : Emballage et déballage des dossiers, archives et fournitures, débranchements et rebranchements informatiques, fluides, etc.
  
  
• Traitement des particularités : Déménagement des photocopieurs, distributeurs de boissons, fontaines à eux, tableaux syndicaux, le CE, etc.

Demandez que vous soit proposé un PRIX DECOMPOSE, sans entrer dans le détail proprement dit des coûts eux-mêmes, il est important de connaître la décomposition du prix global par zone, atelier, service, bâtiment, de connaître les coûts des travaux d’emballage et de déballage des dossiers et archives réalisés par le déménageur.

Dans votre intérêt, pensez peut-être aussi aux PENALITES DE RETARD : cette pratique n’est pas exceptionnelle.

Il peut-être nécessaire d’y avoir recours (Le taux maximum est de 10 % du montant global par journée de retard, avec un « plafond » raisonnable. Cette clause à par ailleurs l’avantage d’éliminer les entreprises aux moyens limités ; elle n’effraiera pas les autres.

La formulation de VOS QUESTIONS

C’est en posant des questions précises sur les moyens envisagés qu’il vous sera possible de déceler les propositions qui pourraient être « fantaisistes ».

Ne craignez pas de poser ces questions, toute entreprise sérieuse y répondra très volontiers.

Soyez exigeant au niveau des assurances. Enfin, exigez des références.

2. Sélectionner le meilleur spécialiste

...Au minimum 30 jours avant les dates programmées

Votre choix sera déterminé par des critères qu’il convient d’énumérer à savoir :

• Prix, références, souplesse commerciale, le contact humain, les garanties, la technicité.

En matière de prix, n’acceptez que les devis dont les prix auront été décomposés.

N’allez pas systématiquement « au moins-disant », cela pourrait vous entraîner au devant de grandes difficultés.

Ne comparez pas uniquement les prix globaux mais analysez et comparez leurs décompositions. Cela vous permettra de comprendre les écarts et parfois de les justifier au regard du service proposé.

Si vous rencontrez des écarts importants, ne rejetez pas un devis mais faites-vous en expliquer les raisons. Il peut y avoir aussi une explication fondée.
En matière de prestations de services, un coût plus élevé peut souvent révéler une meilleure prestation, qui, pour vous, peut devenir source d’économie.

3. Le planning d’organisation que nous vous soumettrons dès l’acceptation de notre devis

Grâce à ce planning, vous aurez :

• Le moyen de contrôler le respect de vos engagements vis-à-vis de notre cahier des charges.
  
  
• L’occasion d’envisager votre transfert d’une façon plus concrète, avec le détail des opérations qui ne vous incomberont pas directement.

4. Définition d’un planning précis de réalisation

Il s’agit de définir l’ordre de départ des différents services en fonction d’un certain nombre de contraintes que nous mettrons en évidence ensemble.

Il s’agit, en tout premier lieu, de vos propres contraintes (Volume traité quotidiennement en fonction du niveau de difficultés et de l’éloignement entre les sites de départ et d’arrivée)

Il s’agit aussi pour vous de prendre en considération vos contraintes internes et externes (Arrêt du serveur informatique, transfert de services sensibles, intervention de prestataires extérieurs pour certains matériels)

5. Les notes et comptes rendus des visites de préparation

Qu’il s’agisse des réunions d’information, des inventaires services par services, de la codification des plans d’implantation, de l’étiquetage, de la livraison des emballages, toutes ces étapes feront l’objet de notes diffusées largement à tous vos services, et en priorité aux correspondants déménagements.

6. Visite des locaux d’arrivée

Prise en compte des particularités : Accomplissement éventuel de formalités administratives telles que les autorisations de stationnement, les parties à protéger.

7. Lancement de l’opération de transfert

Le jour « J » est arrivé. Une mise en route sera effectuée par le technicien en charge depuis le départ des opérations.
Les chefs d’équipes font un tour complet des lieux, vérifient que toutes les zones de travail sont bien étiquettées, prennent en compte l’ordre de départ des services et communiquent les consignes à leurs équipes.

8. Contrôle de l’installation

Nous effectuons en compagnie de nos clients un contrôle service par service de notre travail :

Nous veillons à ce que les équipes aient scrupuleusement respectées les plans d’implantation affichés sur les portes et zones communes de vos nouveaux locaux.

Nous effectuerons un contrôle quantitatif et qualitatif des équipements informatiques mis en place sur les bureaux.

A vous maitenant, rendez-vous sur votre transfert.